تعتبر إدارة الحسابات أحد أهم جوانب نجاح الأعمال. فهي تمثل العملية التي تتيح للشركة تتبع الأموال الواردة والمخرجة، والحفاظ على استقرار مالي دائم. إذا تمت إدارة الحسابات بشكل جيد، فإنها تسهم في تحقيق الأرباح وضمان استمرارية الأعمال.

ما المقصود بالإدارة المالية؟

تدور الإدارة المالية حول التحكم في تدفق الأموال داخل المؤسسة وخارجها. تحتاج كل شركة إلى بيع المنتجات أو الخدمات ودفع النفقات وتحقيق التوازن وتقديم الضرائب. تشمل الإدارة المالية كل هذا، إلى جانب عمليات أكثر تعقيدًا، مثل دفع رواتب الموظفين وشراء اللوازم وتقديم التقارير إلى الوكالات الحكومية لإظهار امتثالها للقوانين واللوائح المعمول بها. يمثل الإشراف على جميع هذه المعاملات للأعمال ما نعنيه عندما نتحدث عن الإدارة المالية للشركة. بصفة عامة، كلما كانت الشركة أكبر، ازداد تعقيد الإدارة المالية.

يُعد الموظفون المتخصصون في الإدارة المالية مسؤولون عن جميع الأموال التي تدخل إلى الشركة وخارجها. سيكون لدى الشركات الصغيرة على الأقل محاسب واحد أو موظف حسابات يعمل مع البنك لتنفيذ هذه المعاملات وتتبع تدفق الأموال. يكون للشركات الكبيرة غالبًا فرق مالية كاملة يقودها مدير الحسابات المالية (CFO) أو مراقب أو رئيس الشؤون المالية أو شخص له لقب مماثل.

تكمن الوظيفة الأساس لفريق الشؤون المالية في التأكد من أن الشركة تظل قادرة على الوفاء بأعباء الشركة وعدم نفادها للسيولة النقدية—لكنها ليست وظيفته الوحيدة. كما أنه مسؤول عن التعامل مع القروض والديون، وموازنة الكتب، والإشراف على الاستثمارات، ورفع رأس المال الاستثماري، وإدارة العروض العامة (أي بيع أسهم الشركة في السوق المفتوحة). بشكل أساس، يحمي الفريق المالي الموارد المالية للشركة، ويراقب جميع المعاملات ويتحكم فيها، ويتخذ خطوات لجعل الشركة مربحة قدر الإمكان.

النقاط الرئيسية

تدور الإدارة المالية حول مراقبة الموارد المالية للشركة والتحكم فيها وحمايتها وإعداد تقارير عنها.

تمتلك الشركات محاسبين أو فرق مالية مسؤولة عن إدارة أموالها، بما في ذلك جميع المعاملات البنكية والقروض والديون والاستثمارات ومصادر التمويل الأخرى.

تتولى فرق عمل الموارد المالية أيضًا مسؤولية ضمان اتباع الشركة لجميع اللوائح التنظيمية، وقادرة على الوفاء بأعباء الشركة والحصول على أرباح قدر الإمكان.

فهم الإدارة المالية:

تشمل الإدارة المالية عمليات الأعمال التي تمتد عبر كل فريق أو قسم في الشركة. تشمل مسؤوليات الفريق المالي ما يلي:

الفوترة والمقبوضات: الأموال التي يدفعها العملاء أو التي وعدوا بدفعها للشركة. تكون فرق الإدارة المالية مسؤولة عن إرسال الفواتير ومعالجة المدفوعات بمجرد وصولها. فرق التحصيلات مسؤولة عن متابعة الحسابات متجاوزة الاستحقاق (في بعض الأحيان يتم الاستعانة بمصادر خارجية في هذه العملية لأطراف ثالثة).

المدفوعات: الأموال التي تدين بها الشركة لبائعيها ومورديها. تتحمل فرق الإدارة المالية مسؤولية دفع هذه الفواتير وتسجيل المدفوعات.

المعاملات البنكية والتسويات تعمل فرق الإدارة المالية بشكل وثيق مع بنوكهم لضمان معالجة كل معاملة بنكية بشكل سليم. كما يجب عليهم التأكد من مطابقة كشوف حسابات البنك لسجلاتهم الخاصة، والتي يتم الاحتفاظ بها في دفتر الأستاذ العام ودفاتر الأستاذ الفرعية للشركة. يجب على فريق الإدارة المالية متابعة وتصحيح أي عدم تطابق بين كشوف الحسابات البنكية ودفاتر الأستاذ—وهي عملية تُعرف باسم تسوية الحسابات.

إقفال الدفاتر: في تاريخ مُحدد، تحسب الشركة المعاملات من فترة محددة حتى تتمكن من تسوية حساباتها وإعداد تقارير عن وضعها المالي. يحدث عادةً الإقفال، كما هو معروف في هذه العملية، في نهاية الشهر أو ربع السنة أو السنة.

إعداد التقارير: يجب على الشركات إعداد تقارير منتظمة عن أدائها المالي، سواء كان ذلك للمدير التنفيذي أو مجلس الإدارة أو المستثمرين أو المساهمين أو الجهات التنظيمية الحكومية. يتولى فريق الإدارة المالية مسئولية ضمان وضوح هذه التقارير ودقتها.

نمذجة السيناريوهات وتخطيطها ووضع ميزانيتها: تبدأ نمذجة السيناريوهات بافتراضات معينة حول فترة زمنية قادمة، مثل "الربع القادم، نتوقع تحقيق إيرادات تتراوح بين 10 إلى 15 مليون دولار". يدير فريق الإدارة المالية العديد من سيناريوهات "ماذا لو" لأفضل الحالات وأسوأها لتقدير حجم الأموال التي ستحصل عليها الشركة إذا وصلت هذه الشروط إلى مرحلة التنفيذ. استنادًا إلى هذه النماذج، يقيم فريق الإدارة المالية أفضل طريقة للاستجابة إلى الخطط والتنبؤات والميزانيات المناسبة وتطويرها. يعمل فريق الإدارة المالية غالبًا مع الأقسام الأخرى—مثل فرق المبيعات أو الموارد البشرية أو إدارة المشروعات أو الشراء—لإنشاء نماذج تتضمن البيانات من تقديرات حجم المبيعات ومصروفات القوى العاملة وتكاليف المخزون. يُعرف هذا بالتخطيط المُتصل.

كشف الرواتب والمصروفات: تُعد شيكات الرواتب الفردية عادةً للموظفين من مسؤولية قسم الموارد البشرية. مع ذلك، تتجمع تكاليف القوى العاملة الإجمالية في فريق الإدارة المالية حتى يتمكن من تضمينها في ميزانياته وخططه. تتحمل الإدارة المالية أيضًا مسؤولية تعويض نفقات الموظفين، مثل السفر المرتبط بالعمل والوجبات.

إدارة النقد والتنبؤ به: مع تدفق الأموال باستمرار داخل الشركة وخارجها، من المهم أن تتطلع فرق الإدارة المالية إلى المستقبل. يجب عليهم التأكد من أن الشركة لديها ما يكفي من النقد للحفاظ على قدرة الشركة على السداد خلال الربع التالي من العام المقبل—حتى السنوات الثلاث إلى الخمس المقبلة. في معظم الشركات، يتم إجراء التقدير النقدي عادةً مرة واحدة في الشهر.

استراتيجيات الضرائب: يجب على كل شركة تقديم الضرائب، ومثل باقي الشركات، تريد الاستفادة من أكبر عدد ممكن من الاستقطاعات لمنع دفع مبالغ زائدة. يوجد لدى بعض فرق الإدارة المالية متخصصون في بين الموظفين لإدارة هذا. أولئك الذين لا يستعينون بمصادر لهذه المهمة في كثير من الأحيان في شركة محاسبة.

المخاطر والامتثال تواجه كل شركة مخاطر مالية، بدءًا من ارتفاع أسعار الفائدة إلى الأوبئة العالمية. تُعد مهمة فريق الإدارة المالية التحكم في هذه المخاطر والحد من تعرض الشركة بأكبر قدر ممكن. كما يجب عليه التأكد من أن الشركة تتبع القواعد واللوائح التي وضعتها الحكومات والجهات التنظيمية وغيرها من الولايات القضائية للبقاء ممتثلة وتجنب الغرامات الضخمة.